採購準則指南 附錄C

檔記錄保存補充指導原則
 
以下黑體字部分為檔記錄保存的最低規定。此外，所有工廠必須遵守有關公告及檔記錄保存的具體法律規定。下文列出的其他條款為參考建議或某些“模範”工廠採用的作法。
 
人事檔案：
• 所有工廠必須保存每位元員工的人事檔案。
• 人事檔案必須包括工廠所在國適用的年齡證明檔的複本（如身份證、護照、旅行文件、社保卡等）。
• 人事檔案中包括由工人簽名認同的錄用日期證明檔。
• 法律規定的工作合同，其中包含工人和工廠的簽名。
• 由工人填寫的應聘申請表，其中包括位址、聯絡方法、推薦人、工作經歷及教育程度等基本內容。
• 工人于近期拍攝的照片。
• 書面的紀律處分檔，其中包括工人的簽名。
• 員工身份證號碼。
 
考勤卡：
• 所有工廠必須使用考勤卡或電子條碼卡系統準確記錄每位元工人的實際工作時間。考勤卡必須記錄工人的上下班時間。
• 工廠可使用出勤表代替考勤卡，並在出勤表中記錄工人每天的上下班時間、午餐休息時間、加班時間及休息日安排。出勤表應由工人簽名認同記錄的準確性，工廠必須保存完整的出勤表記錄。
• 考勤卡、條碼卡和出勤表記錄應至少保存一年。某些國家要求工廠保存這些記錄的期限超過1年。
• 此外，Sears公司建議所有工廠在工人的考勤卡中記錄工人的就餐時間。
 
工資表：
• 所有工廠必須保存工資表，以證明工廠向每位工人支付了應付的小時工資、每日工資、每月工資或計件工資。
• 工資表必須包括正常工作時間、根據產品件數或工作時間計算的工資總額、獎金、補貼、代扣款及實得工資等內容。
• 工廠必須保存計件工資等相關檔，以證實工資表記錄的準確性。
• 工資表必須至少保存一年時間。某些國家要求工廠保留工資表的期限超過1年。
• 工廠在工資表中記錄節假日時間、最高獎金額、計件工作的加班工資、貸款及代扣款等內容。
• 員工簽名認同工資表記錄的內容，並表示收到工廠支付的實得工資。
 
工資單：
• 工廠在發放工資時必須向所有工人提供工資單，工資單必須明確記錄工人的正常工作時間、加班時間、計件工資、工資總額、代扣款及實得工資。
• 員工必須在工廠保存的工資單複本上簽名，以表示認可工資單的各項內容並確認收到工廠支付的實得工資。