外來包裹、郵件管理程式

外來包裹、郵件管理程式                     

1.目的
為確保所有快遞貨物的準確性、安全性。

2範圍
適用于快遞收發相關人員。職責：檢查所有外來包裹、郵件

3.程式
a.收快遞
1)先看清楚收件人的姓名､公司名稱､詳細地址及所寄物品，根據物品名稱來判斷物品是否與填寫的相符，在開件前用手掂量､用耳細聽有無異常。以下是可疑郵件的一些特徵（但並不意味著可疑郵件或包裹就是危險的）。
1.1國外郵件、航空郵件和特快專遞。1.2限制標誌，例如機密、親啟等。
1.3多付郵資。（通常為郵票，而非郵資已付戳記條紋）。1.4錯誤的稱呼。1.5有稱呼但沒有姓名。1.6 拼錯常用字。1.7油污或變色。1.8沒有回信地址。1.9超重。1.10硬質信封  1.11不對稱或不平坦的信封。1.12外露電線或錫箔紙。1.13視覺擾亂。1.14物品外部有不明的動力裝置。
1.15過多的保護材料，例如膠帶、線繩等。1.16有滴答聲。1.17郵戳上的城市或州、省與回信地址不相符。
2)看清楚寄件人的姓名､公司名稱､詳細地址；
3)確認無誤後再簽收並留下一聯作留底備查，然後登記相關資料（寄件公司､收件人､發件位址、包裹/快件內所屬物品､檢查人員､收件日期）
4）收件人來領快遞時，要在《外來包裹、郵件登記表》上簽收。
b.發快遞
1)先寫清楚收件人的姓名､公司名稱､詳細位址､聯繫方式；
2) 再寫清楚寄件人的姓名､公司名稱､詳細位址､聯繫方式；
3)確認填寫無誤後再叫快遞公司過來收件﹐並讓發件人簽名（快遞公司名稱､單號､收件公司､發件人､快遞物品､發件日期）
4)每批次的發出的快遞跟蹤直到確認快遞人員取走物件；
5)電郵（或電話）通知收件方，告知快遞已經發出的資訊提醒對方注意查收；
6)如果在規定的時間快遞物件沒有到達收件人手中，立即根據單號查尋快遞延誤的原因直到解決完畢，並將延誤資訊告知收件方。