物件和信件管理規範

1．目的
規範外來物件及信件的管理，確保物件和信件內不含任何爆炸物或化學、生物藥劑，保障工廠的安全。
2．適用範圍
本規範適用與所有由外部單位、郵遞公司或快遞公司送來的物件及信件的管理控制。

3．職責和許可權
3.1 保安員負責外來物件及信件的接收、記錄、審查、派送及員工私人信件的分發；
3.2 安全主任負責外來可疑品的處置。

4．工作內容
4.1 接收外來物件及信件：郵遞員送來的物/信件，應先交保安，保安需對物/信件進行記錄，記錄應包含派發人的姓名、單位、郵件類型、所寄物品名稱、寄信單位、寄信人、收信部門/人；
4.2 物/信件審查：保安需對物/信件進行初步審查，確保郵件和包裹內不含任何爆炸物和化學、生物藥劑等危險品，初步審查依據以下專案：
? 查看發貨者的地址姓名是否完整
? 查看物/信件包裝是否完整無損，是否有更換
? 查看物/信件是否有異味
? 查看物/信件是否有滲出物
? 查看物/信件標籤的品名、描述、毛重等是否有差異

4.3 以上項目為必查項目，保安在檢查完以上項目仍有不確定時應詢問收貨人及送件人（郵遞人員）確認；
4.4 如果發現異常或不能確定時，應及時扣留物/信件及送件人並立即通知安全主任處理；
4.5 異常處理：
4.5.1安全主任接到異常報告應及時到現場確認，如果無法判定或處理時應立即通知公安部門；
4.5.2 在未得以確認之前，應將可疑物放置廠區外空地並作好警告標識“危險物品，未經許可不得接近”；
4.5.3 直至得以確認方可將信件交於接收人。
4.6 物/信件分發
4.6.1 個人信件由保安通知該員工所屬部門主管，由部門主管通知本人領取；
4.6.2 公務信函由保安直接交人事部；
4.6.3 凡總經理或廠長信函須先經人事部主管確認後呈總經理；
4.6.4 快遞應立即通知當事人並填入《快遞收發記錄》；
4.6.5 凡呈遞貨物由保安協助搬運至收貨人區域，並要求收貨人簽收。
4.7 收快遞
4.7.1 先看清楚收件人的姓名、公司名稱、詳細地址及所寄物品，根據物品名稱來判斷物品是否與填寫的相符，在開件前用手掂量、用耳細聽有無異常；
4.7.2 再看清楚寄件人的姓名、公司名稱、詳細地址；
4.7.3 確認無誤後再簽收並留下一聯作留底備查，然後記錄相關資料（快遞公司名稱、單號、寄件公司、收件人、快遞物品、運費、重量、付款方式、收件日期）；

4.8 發快遞
4.8.1先寫清楚收件人的姓名、公司名稱、詳細位址、聯繫方式；
4.8.2 再寫清楚寄件人的姓名、公司名稱、詳細位址、聯繫方式；
4.8.3 確認填寫無誤後再叫快遞公司過來收件，然後記錄相關資料（快遞公司名稱、單號、寄件公司、寄件人、收件公司、收件人、快遞物品、運費、重量、付款方式、發件日期），並登記讓發件人簽名（快遞公司名稱、單號、收件公司、發件人、快遞物品、發件日期）；
4.8.4 每批次發出快遞的跟蹤直到確認快遞人員取走物件；
4.8.5 電郵（或電話）通知收件放，告知快遞已經發出的資訊提醒對方注意查收；
4.8.6 如果在規定的時間內快遞物件沒有達到收件人手中，立即根據單號查尋快遞延誤的原因直到解決完畢，並將延誤資訊告知收件方；
4.8.7 所有發出快遞在包裝前須經安全主任檢驗確認安全後並在安全主任監督下方可包裝封件。