檔控制程式

1．目的
通過對C-TPAT反恐程式管理體系所有檔進行管理與控制，來保證檔的實用性、系統性和協調性。
2．適用範圍
本程式適用於所有C-TPAT反恐管理體系有關的文件管理與控制。）
3．職責
人事部負責全廠所有檔和資料的管理和控制。
4．制定、審核、批准和公佈按以下規定進行
4.1 C-TPAT檔由反恐推行小組制定；
4.2 C-TPAT檔由安全廠長審核；
4.3 C-TPAT檔由董事總經理批准；
4.4 文件登陸號碼：得到批准檔，按登陸號碼的授予方法授予該檔登陸號碼，並記錄在受控檔清單中；
4.5 檔編號規則：
ZZ—QP—C-TPAT×××
注：ZZ代表工廠全稱；QP代表程式檔；C-TPAT代表反恐類檔；×××是流水號（序號）。
5 文件的有效性
文件制定完成後，在原件上的編制、審核、批准欄經有關人員簽名或蓋章後，自公佈之日起生效，簽字生效的檔複印後在封面加蓋紅色受恐檔印章，表示有效。
6．文件的分佈
6.1 人事部根據檔指定部門或安全廠長的要求確定分發部門；；
6.2 檔的發放應記錄在《檔收發記錄表》中，並記錄發放檔案名稱、部門、分發日期、接受人。
7．C-TPAT反恐檔的修改和廢除
7.1 由香港公司組織內審人員，每年至少一次對C-TPAT程式檔進行評審，對檔內容按實際情況不符的地方加以修證；
7.2 除以上定期修訂外，各部門在運作中認為體系與實際情況不符，需要修改時，應及時填寫《檔更改申請表》，提出修改意見，修改完成後，由人事部將修改內容及時分發，並將修改事項記入各檔的修改欄中；
7.3 在分發修訂的檔時，人事部應將作廢檔收回，並加蓋作廢章，定期銷毀。
8．受控文件
8.1 各相關部門只可保存有紅色受控印的檔，安全廠長保存全部檔的原文及歷次修改件的原文並蓋上藍色原版檔印章。
8.2 各部門應確保受控檔內容清晰、版面整潔，不得隨意影印、塗改及書寫。
9．檔版本的更改
變更內容的檔，若是整個版本都修改，則改變版本好A、B、……；
若只是修改某個檔章節，則順次更改修改號0、1、……。
10．印章顏色規定
紅色
藍色