SA8000社會責任管理體系的建立與運行

建立社會責任管理體系，是公司實施SA8000認證的前提和基礎。公司可以自己組織內部人員建立，必要時請外部諮詢顧問機構協助。建立社會責任管理體系，必須以SA8000：2001國際標準為依據，以國家勞動法規和國際勞工標準為規範，建議利用ISO9000品質管制體系標準的框架，結合公司需要和行業特點，來建立企業社會責任管理體系。
據瞭解，目前世界上沒有社會責任特徵完全相同的公司，各個公司的管理結構、所處的行業不同等，各企業不可能建立完全相同的社會責任管理體系。相應的體系所包含的內容以及建立體系的方法和過程也是不同的，關鍵是要確保體系與公司的特點和社會責任特徵相符合，與公司建立社會責任管理體系的目標相符合。SA8000：2001 標準對管理體系只有原則性的要求，每個公司都可以根據各自的特點和需要，規範本企業的社會責任管理管理體系。中小企業在建立社會責任管理體系時，應考慮自身的實際情況和有限資源，做到簡單而實用，與公司企業文化和經營戰略有機結合。即使是規模、行業和產品相似的企業，也不要機械地照搬，這樣一來會脫離企業的實際情況，給企業建立社會責任管理體系帶來困難，運行起來也有一定的難度。
本文以SA8000：2001標準要求為規範，參照國際勞工標準及ISO9000品質管制體系相關標準的要求，從幫助公司建立和運行社會責任管理體系的角度，對如何建立和維持社會責任管理體系進行簡單的說明，並對建立體系過程中所涉及的幾個關鍵環節給予重點介紹。
當公司最高管理層決定建立!"#$$$ 社會責任管理體系後，就可以著手建立管理體系的工作。建立管理體系的具體步驟一般可包括：領導決策與準備、初始評審、體系策劃與設計、體系檔編寫、體系試運行、內部審核及管理評審等七個步驟。
一、領導決策與準備
SA8000社會責任管理體系的建立和認證可以提高公司整體形象，展示公司的競爭優勢，可以改善員工的工作和生活環境，不僅可以提高公司生產率，降低成本，還可以增強公司的競爭力，創造新的市場機會。在傳統的企業文化和經營戰略中，社會責任管理一直處於一種附屬的狀態，沒有被放在優先考慮的位置，社會責任往往不如產品品質問題、生產問題、成本核算那樣受到公司管理層及全體員工的重視。
近幾年，歐美國家的消費者對生產產品的工人的基本權利越來越關注，跨國公司對供應商的社會責任表現越來越重視，公司的社會責任表現與業務發展關係越來越密切，它已經成為公司競爭力的一個重要組成部分。因此，建立SA8000社會責任管理體系，首先需要公司最高管理者，如董事會、董事長、總經理等企業最高管理層作出決定，並承諾提供足夠的資源，從最高管理者到一線員工的積極參與和支援。同時，最高管理者應該任命一名高級管理人員擔任管理者代表，授權組建SA8000推行領導小組，全面負責社會責任管理體系的建立和維持工作。
二、初始評審
初始評審是明確公司社會責任現狀的一種手段，是對公司存在的社會責任問題、社會責任因素、社會責任影響、社會責任表現及有關管理活動進行的初始分析，以此作為公司建立管理體系的基礎。評審人員應對公司過去和現在的社會責任狀態和資料進行收集、整理和分析，獲取並識別適用公司的法律法規和其他要求，識別社會責任因素，評價社會責任影響。通過初始評審，公司可以識別社會責任因素，評價重大社會責任因素，識別並獲取適用於公司的法律法規及相關要求，總結公司社會責任管理經驗和存在的問題，研究探討社會責任的風險和機遇，在此基礎上制定公司社會責任政策，制定社會責任目標、指標和管理方案，編寫體系文件等建立體系的工作計畫。公司應該根據自身情況和需要，決定是否和如何開展初始評審。大型公司和社會責任要求高的公司可以進行深度的初始評審，制定詳細的方案，而小型公司可以採用簡單的形式進行，避免浪費資源。對於基礎管理較好的公司可以不必進行初始評審，根據SA8000：2001標準的要求，識別和獲得使用的法律法規和其他方面的要求。
三、管理體系策劃與設計
完成初始評審之後，公司可以根據初始評審結果，結合公司的人力、物力和財力資源，著手進行社會責任管理體系策劃和設計。社會責仟管理體系策劃與設計主要包括各個環節，即確定社會責任政策、制定社會責任目標和指標、制定社會責任管理方案和根據需要調整組織結構。
四、制定社會責任政策
社會責任政策是為公司確定總的指導方向和行動準則，它是評定一切活動的依據，是公司承擔社會責任的公開聲明，也是最高管理者支持社會責任活動的可見性證據。因此，公司的最高管理者應以良好的態度與方式制定社會責任政策，為建立和完善社會責任管理體系打下堅實的基礎。社會責任政策的制定過程應有足夠的資源支援，政策的語言風格應簡潔、通俗、易於理解，避免使用專業性語言。政策中的目標應真實可信，體現公司的實際需求和能力，擬定的政策草案應予以評審。為了保證政策傳遞的資訊清晰易懂，喚起員工的社會責任意識和責任感，讓公司內部各層次員工參與評審則具有重要意義。
起草社會責任政策時應充分考慮公司的社會責任現狀、適用的法律法規及其他要求、利益相關者的意見、公司的宗旨、使命、價值觀和信念。如果公司從屬於一個更大的公司則應考慮滿足母公司的社會責任政策要求，並獲得認可。根據SA8000：2001標準的要求，社會責任政策應包括3個基本承諾、2個公開和!1個文件化。3個承諾，即遵守SA8000：2001標準的承諾、遵守法律法規和相關規章的承諾和不斷改進的承諾；2個公開，即向公司內部員工公開和向外部公眾公開；1個檔化，即社會責任政策應形成書面檔，而不僅僅是口頭承諾，員示政策的嚴肅性和重要性。
社會責任政策應結合公司的行業特徵、地區特點和公司企業文化，針對公司社會責任特點，提出社會責任目標、指標的總體框架，這些總框架是對上述基本承諾的具體化。如果政策過於原則和空泛，沒有體現公司的特性，讓人感到適用於任何公司，那麼政策對公司社會責任管理體系指導作用將會受到限制。社會責任政策應指明實現上述承諾的基本途徑，即向全體員工傳達檔化的社會責任政策並付諸實施，政策可被公眾獲取。
五、制定社會責任目標、指標和管理方案
1、社會責任目標、指標的制定
初始評審基本確定了檢驗社會責任表現改進的參照點，社會責任政策指明了社會責任管理的原則和努力方向，並提供了資源保障和承諾。下一步則是制定更具體的目標、指標和實現這些目標、指標的管理方案。SA8000：2001標準沒有要求公司制定社會責任目標、指標和管理方案，但是，由於社會責任管理的複雜性，對於大型公司來說，制定目標指標和管理方案是非常有用的。制定社會責任目標和指標標準與勞工問題的解決社會責任目標是公司依據其社會責任政策制定的所要實現的總體目的，而指標則來自社會責任目標，是對目標的細化和分解，指標可以是公司整體的，也可以是局部的或部門的。
公司在制定社會責任目標和指標時，應滿足社會責任政策的要求，還應充分考慮影響公司整體運行的其他重要因素，如可能出現的法律法規變化、利益相關者的意見、財政和其他方面的考慮等。為此，公司應分清輕重緩急確定優先項。如果公司在初始評審時採用了定量或半定量分析的方法，那麼社會責任因素的得分就基本體現了公司社會責任目標應考慮的優先順序。制定社會責任目標和指標的依據是公司社會責任政策、重大社會責任因素及其優先次序、法律法規及其他要求、人員素質、技術的、財務的和實施的可行性、商業機會、持續改進和利益相關者的意見。
2、制定社會責任管理方案
社會責任管理方案是實現目標，指標的行動計畫，制定和執行管理方案是社會責任管理體系成功的關鍵。鑒於它涉及公司各種資源投入，公司各個部門都應該積極參與制定或評審管理方案，最高管理者應最終確認方案並監督方案的實施，確保管理方案在改善社會責任表現的同時，也能達到商業方面的目的。制定管理方案應至少滿足以下要求：規定實現目標和指標的方法、時間表和財務預算；規定方案實施各個環節的負責部門和人員；按優先次序確定實施措施，同時應考慮將管理方案與公司現有的運行管理體系協調和統一。按照公司的慣例，一份書面的社會責任管理方案可以製作成一張清晰的一覽表，表格的專案一般包括目標、指標、實施方法、負責部門和負責人、財務預算和時間期限。
六、調整組織結構，明確職責
從制定社會責任政策到制定管理方案，公司關於社會責任的承諾已經具體化。下一步則要為實施方案和建立一個完整的社會責任管理體系劃分職責和配備資源。建立和維持有效的社會責任管理體系，實現社會責任政策的承諾，完成社會責任管理方案的最關的因素是將社會責任管理職責分別劃分給有關的部門，讓各級管理人員和全體員工明白，履行社會責任的職責，遵守公司政策和程式，遵守勞動保護法規，是他們工作的一個部分，也是考核所有員工的一個重要指標。
社會責任管理體系的運行涉及公司每個部門，公司應抓住體系設計的要求，按照嚴密、協調、高效、精簡、統一的原則，調整公司內部機構，配備能勝任工作的管理人員，同時明確各機構的隸屬關係以及協調方式，牢牢抓好體系的運行機制。社會責任管理體系是公司全面管理的有機組成部分，但是在傳統企業管理中，社會責任管理常常孤立於整體管理之外，隔離於整個發展戰略之外，沒有得到應有的重視。為了持續改進公司社會責任表現，確保社會責任管理體系的成功運行，應將社會責任管理職能融入公司全面管理體系之中，在公司現有的整體組織結構中加入社會責任的功能，形成公司社會責任組織結構以及相對應的職責。
同其他管理體系一樣，社會責任管理體系的組織結構也包括四個主要要素，即穩定的組織架構圖、清晰的工作職責描述，明確的彙報途徑和程式，以及具體的行為規範和任務指標。組織結構最直接的功能是使全體員工明確“誰應做什麼？”和“如何實施控制？”即“向誰請示和彙報，指示誰做什麼和檢查做得怎樣？”公司在建立社會責任管理組織機構和劃分職責時，最簡單和最有效的辦法是按照等級制度來安排。
在職責劃分時，應充分考慮初始評審確定的社會責任問題及負責部門，考慮目標、指標和管理方案，以避免職責的重複或出現空白。最高管理者應對公司社會責任表現和管理體系運行承擔最終的責任。建立、實施和維持體系的工作一般由管理者代表負責。但是，公司社會責任管理不是管理者代表或者人事部經理一個人的職責，公司各級管理人員都應承擔相應的職責，這是不可忽視的。劃分職責的同時，還應授予相應的權力，提供相應資源保障，確保有效地履行職責。
七、管理體系文件編寫
社會責任管理體系的建立和有效運行需要一套檔化的管理制度和方法。編寫體系檔是公
司實施SA8000：2001標準、建立社會責任管理體系的一項基礎性工作，也是公司達到預定的社
會責任目標，實現持續改進必不可少的依據和見證。
八、社會責任管理體系試運行
社會責任管理體系檔編寫完成並經批准生效後，進入試運行階段。試運行是體系運行的初期階段，它和正式運行沒有本質的區別，都是按管理體系手冊、程式檔及技術規程等檔的要求，整體協調地執行。社會責任管理體系的試運行是執行社會責任管理體系檔、實現社會責任目標、保持社會責任管理體系持續有效和不斷優化的過程，它將公司制定的社會責任政策、目標、方案及體系檔轉化為具體的行動。試運行的目的在於在實踐中檢驗體系的充分性、適用性和有效性。在試運行階段，公司應加強體系運作力度，努力發揮體系本身具有的各項功能，及時發現問題，找出問題的根源，必要時及時修訂體系。在認證審核之前的運行階段往往稱為試運行，在通過認證審核之後稱為正式運行。體系的有效運行是依靠管理體系的組織結構進行組織協調、實施監督、執行考核、開展資訊回饋，並通過內部審核和管理評審實現的。具體如下：
1、員工培訓
SA8000：2000標準要求公司定期對員工進行培訓和宣傳，為新員工和臨時工安排入職培訓。員工培訓是管理體系運行的首要環節，全體員工都應當瞭解SA8000：2001標準的要求、勞動保護法律法規和公司社會責任管理體系。當社會責任管理手冊由最高管理者頒佈、程式檔經相關經理批准後，應儘快安排公司各級管理人員進行學習。公司高層經理應著重掌握社會責任管理體系的原理、原則、功能以及控制的方法，部門經理應掌握本部門體系要素的工作內容，一般員工應著重掌握體系檔中涉及各自崗位的操作標準、規定和程式，以及標準和法律法規的基本要求。培訓的目的在於提高全體員工的社會責任意識，鼓勵全體員工參與社會責任工作，確保社會責任體系的有效運行。培訓不必拘泥于形式，應注重實效，一些常用的方法有專家討論會、專題討論會、專題講座、電視錄影等電化教學、案例教學、簡報、壁報和宣傳欄等。
2、檔記錄管理
SA8000：2001標準對檔管理沒有特別的要求，只要求公司保持適當的記錄，證明公司符合標準的要求。小型公司的檔記錄比較簡單，大型公司的檔記錄會複雜一些，需要建立和維持檔記錄控制程式，確保檔記錄妥善保存、適當標識、定期評審、及時修訂。管理體系進入運行階段後，應將所有體系檔分發到相關的層次和崗位，促使他們履行體系檔規定的程式和職責。管理體系運行過程中有許多資訊需要記錄和保存，記錄應該完整、客觀真實、字跡清晰、標識明確、具有可追溯性。記錄檔應該妥善保存。社會責任管理記錄是維護體系運行的資訊資源，是最高管理層進行評審的重要依據，也是第三方審核機構重點關注的方面。
3、體系運行與緊急反應
管理體系一旦進入運行階段，公司所有成員必須遵照管理體系檔的要求執行。公司應根據政策、目標和指標的要求，確定與重大社會責任因素有關的運行和活動，針對這些活動制定計劃和措施，確保它們在規定的條件下進行。以下幾個方面應引起注意：
（1） 嚴格執行招工程式，避免招用童工，保護未成年工；
（2）合理安排工作時間和休息休假，避免超時加班加點；
（3） 制定合理的工資標準，避免低於最低工資和拖欠工資；
（4）定期檢查安全衛生，及時整改安全隱患，避免發生意外事故；
（5）制定合理的廠規和勞動紀律，確保公司制度合理合法；
（6）有效監督供應商和分包商，防止供應商嚴重違反法規和標準；
（7）工人代表與管理層的溝通是否定期舉行，並產生積極效果。
體系運行過程中可能出現意外事故和緊急情況，如火災、洪水或重大傷亡事故，公司對可能出現的重大事故和緊急情況都應制定緊急反應計畫，包括事故報告、緊急報警、現場指揮、對外溝通、急救和醫療救護、滅火、人員疏散和財產轉移等。公司應該對緊急反映計畫進行定期測試和演習，確保隨時可以起動並有效運行。
4、供應商、分包商和分供商的監控
SA8000：2001標準要求公司對供應商、分包商和分供商進行有效的控制，確保它們滿足標
准的要求。公司應根據供應商、分包商和分供商控制程式，在評估和挑選供應商、分包商和分供商時，同時評估它們的社會責任表現及其管理水準，根據評估結果決定是否選用。公司還應進一步要求供應商、分包商和分供商作出書面承諾，承諾遵守SA8000：2001標準，承諾接受公司監督，承諾對不符合項及時採取補救行動。若有必要，應要求供應商、分包商和分供商時完整地向公司通報與其他供應商、分包商和分供商的業務關係。公司應定期訪問並評估供應商、分包商和分供商的社會責任表現，評估資料應妥善保存，以便向第三方認證機構證明供應商、分包商和分供商遵守SA8000：2001標準。
九、內部審核
社會責任管理體系經過一段時間的試運行，公司需要通過內部審核，檢驗管理體系是否有效運
行，是否符合SA8000：2001標準要求和法律法規。在審核檔時重點關注和判斷體系檔的完整性、符合性及一致性，在現場審核時重點關注體系功能的適用性和有效性，檢查是否按體系檔要求運作。內部審核所涉及的內容是全方位的，內審員應對發現的問題進行匯總和分析，以判斷
這些問題的嚴重性，最終形成報告，報送管理者代表和最高管理層。與此同時，公司應著手糾正所發現的不符合項。
十、管理評審
SA8000：2000標準要求公司從高管理者根據標準要求定期審查公司政策，措施和執行結果。在試運行階段，最高管理者可以根據管理評審結果決定是否或者何時實施第三方認證。在通過SA8000：2001標準認證後，定期的管理評審可以確保體系的持續適用性、充分性和有效性。管理者代表應收集各方面的資訊資料，包括內審報告，供最高管理層評審。作為對最高管理層評審的補充，各級管理者日常的評審也是必要和有效的，他們應關注各個部門的目標完成情況和程式檔的有效性，並與工人進行必要的溝通。
開展管理評審應制定管理評審計畫、程式和方法；評審會議前應完成內部審核，完成對內外溝通，完成供應商評估，收集足夠的資料供會議評審；評審會議的決定、意見和建議應形成書面文件備案；評審會議後應根據需要，對公司政策、目標、程式和措施等要素進行必要的修正。管理評審的內容一般包括以下幾點：
（1）社會責任政策的適用性和管理體系的有效性；
（2）目標指標實現的程度；
（3）運行結果與法律法規、管理體系檔的符合性和適用性；
（4）公司生產經營活動變化及影響；
（5）利益相關者的意見和建議；
（6）其他需要持續改進的地方。
管理評審會議由最高管理者或者其委任的管理者代表主持，高層經理、各部門負責人參加。管理者代表應將公司社會責任現狀及其發展趨勢，內部審核的結果和會議議程提前提交給評審會議成員。評審會議應對有關提案或問題作出明確決定，如體系內審結果、政策和目標的實施情況、體系的符合性和有效性、持續改進的承諾、有關糾正和預防行動以及利益相關方關注的問題等。管理評審在內部審核的基礎上進行，但並不是每次內部審核之後都要進行管理評審，管理評審會議一般每年至少進行一次。