SA8000檔編寫體系檔編寫的基本要求

社會責任管理體系應該是一個檔化的體系。社會責任管理體系檔是公司為了實施社會責任管理而編寫的，系統化的和規範化的所有檔的總稱。建立管理體系的過程就是公司結合自身性質和特點，將標準要求轉化為具體的社會責任管理體系檔的過程。按照標準建立的體系檔是公司實施社會責任管理的規範。

參照ISO10013《品質手冊編寫指南》附錄A的描述，社會責任管理體系的檔結構也可分為三個層次，即：

（1）管理手冊（A層次）

（2）程式檔（B層次）

（3）作業指導書和記錄（C層次）

它們的關係如下所示。各層次的社會責任體系檔應與第一層次的社會責任手冊內容對應一致。各公司可以根據自身的規模大小和實際情況劃分體系檔的層次，不一定都需要三個層次。

管理手冊（A層次）：根據SA8000標準和規定的SA8000管理方針、目標來描述SA8000體系；

程式檔（B層次）：描述實施體系要素所涉及的各個職能部門的活動；

作業檔（C層次）：詳細的工作檔（表格、報告、作業檔，作業指導書、記錄等）。

SA8000標準並沒有明確要求公司編寫社會責任管理手冊，公司可以根據自身特點和需要編寫管理手冊。對於社會責任管理基礎比較薄弱的公司，單獨編寫社會責任管理手冊有利於突出重點，強化社會責任管理，等到公司社會責任管理走上正軌後，逐步同其他管理體系整合在一起，實現多種管理體系的一體化。

由於社會責任管理體系檔的多層次性，在編寫體系文件時應注意以下幾個問題：

1.1 系統性

體系檔反映了公司社會責任管理的特徵，對與社會責任相關活動的技術、管理和人員等因素的控制作出了規定。體系檔的各層次間，檔與檔之間應做到層次清楚、介面明確、結構合理、協調有序。在編寫社會責任管理體系檔時，各層次檔應涉及社會責任管理體系一個邏輯上獨立的部分，應從公司社會責任管理體系的整體出發，統一規劃、協調進行。

1.2 權威性

體系檔是公司實施社會責任管理和保證社會責任因素得到控制的行為準則，體系文件應遵循SA8000標準要求、國家有關法律法規及其他的要求。社會責任管理體系檔經公司最高管理者批准發佈後，就成為公司必須執行的內部法規性檔，是指導公司一切活動的行為規範和實施審核的依據之一。

1.3 見證性

社會責任管理體系檔可以作為客觀證據以向公司管理者、向利益相關者、向第三方認證機構證實公司社會責任管理體系的運行情況。例如，對內部審核或外部審核來說，社會責任管理體系程式檔可作為下列方面的客觀證據：

（1）社會責任因素已被識別、重要性已經評價；

（2）有關活動的程式已被確定並得到批准；

（3）有關活動處於全面監督之下；

（4）程式檔更改處於受控狀態。

1.4 適用性

社會責任管理體系檔應充分反映出公司活動的特點、公司規模、社會責任因素的類別、技術水準以及人員素質等因素。社會責任問題同時也是一個發展的問題，隨著科學技術的進步、法律法規要求的強化，社會責任管理體系也反映出動態特性。為了達到持續改進的目的，確保體系的持續適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到社會責任管理體系需要不斷跟蹤法律法規要求及企業發展帶來的新變化。

1.5 符合性

社會責任管理體系檔內容應符合標準的要求，充分體現出"標準要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效"。草擬的檔應經過充分的討論和評審，以具備可操作性，並反映公司社會責任管理活動的客觀需求。

  體系檔編寫的步驟與技巧

2.1 體系檔編寫的步驟

每個公司由於管理水準和人員素質各不相同，編寫體系檔的步驟可能各不相同，一般可以按以下步驟進行。

（1）根據公司需要，開展初始評審，識別社會責任因素及重大社會責任因素，制訂重大社會責任因素清單，編寫社會責任初始評審報告。

（2）根據社會責任政策、重大社會責任因素及技術經濟可行性，確定目標、指標和管理方案。

（3）根據SA8000標準要求編寫程式，其中標有*的為標準要求的程式。

a) 法律法規及其他要求獲取和更新程式；

b) 管理評審程式；

c) 員工培訓程式；

d) *對內對外溝通程式；

e) 檔記錄管理程式；

f) 應急反應與準備程式；

g) 運行監督程式；

h) 不符合項、補救及糾正行動管理程式；

i) 內部審核程式；

j) *童工救濟行動程式；

k) *童工和未成年工教育程式；

l) *安全衛生管理體系；

m) 危害識別、風險評價與風險控制程式；

n) *供應商控制程式。

（4）策劃運行控制程式和作業指導書。應注意，為了確保重大社會責任因素，特別是重大安全衛生因素受到控制，避免發生重大勞動糾紛，減少工傷事故和職業病，應對每一個重大社會責任因素建立適當的管理方案和運行控制程式。

（5）將上述各程式規定的部門職責，經補充完善後，提煉到管理手冊相應的條款中。

（6）將上述各程式規定的主要內容，提綱摯領地提煉到管理手冊對應的要素中。

（7）最後編寫沒有程式支援的管理手冊中的要素，此部分應寫得詳細一些。

2.2 體系檔編寫的技巧

編寫社會責任管理體系檔可以按以下六條主線分頭編寫，一條線一個小組，每一條線中的手冊、程式和作業指導書乃至記錄格式都包含在內，這樣可以避免前後重複和矛盾。

（１）第一條線：童工和未成年工

（２）第二條線：強迫勞動、歧視和懲罰性措施

（３）第三條線：工作時間和工資報酬

（４）第四條線：安全衛生

（５）第五條線：結社自由和集體談判權

（６）第六條線：管理體系及供應商控制

編寫社會責任管理體系檔也可採取如下的編寫方式：

（1）自上而下依序展開方式。即按政策、管理手冊、程式檔、作業檔和記錄的順序編寫，這樣有利於上一層次檔與下一層次檔的銜接，但對檔編寫人員的素質要求較高，檔編寫所需時間較長，且可能需要反復修改。

（2）自下而上的編寫方式。即按基礎性作業檔、程式檔、管理手冊的順序編寫，這種方法適用於管理基礎較好的公司，若如無總體規劃容易出現混亂。

（3）從程式檔開始，向兩邊擴展的編寫方式。即先編寫程式檔，再編寫管理手冊和基礎性作業文件。從分析活動、確定活動程式開始，將SA8000標準要求與公司實際緊密結合，可縮短檔編寫時間。