SA8000管理體系審核（一）

社會責任管理體系審核，就是客觀地獲取審核證據並予以評價，以判斷公司的社會責任管理體系是否符合社會責任標準的一個系統化的、獨立的驗證過程，為利益相關者提供可信任的依據。

按審核方和被審核方的關係劃分，社會責任管理體系審核分為三種，即第一方審核，第二方審核和第三方審核。第一方審核是公司對自身的審核，也稱內部審核。第二方審核是在合同條件下，由公司的顧客或者顧客委託的代表進行的審核。第三方審核是由具備資格的認證機構進行的獨立審核。

第三方審核由經過培訓的審核員按照規定的程式和方法進行，其結果就是對被審核的社會責任管理體系是否符合規定的要求作出結論，並給予書面證明。第三方SA8000認證已經被看作是一家公司是否按照國際公認的SA8000標準建立管理體系，並具有體系運行保證能力的可靠標誌。為公司的利益相關者，特別是客戶和消費者，提供客觀公正的評價，以便贏得利益相關方的信任，獲得更大的市場競爭優勢。

第一節社會責任管理體系審核的基本程式
進行社會責任管理體系審核，首先應明確審核目的，審核應建立在委託方所規定的審核目的的基礎上。社會責任管理體系審核的目的一般有以下幾種:
(1)確定被審核方建立的體系是否符合社會責任管理體系標準。
(2)判斷被審核方建立的社會責任管理體系是否有效地實施和維持。
(3)確定管理體系的充分性、適用性和有效性。
(4)識別被審核方社會責任管理體系中需要改進的專案。
(5)實施第三方認證，如SA8000認證。
(6)對商業合作夥伴的社會責任管理體系進行評價，如供應商認證。
在確定審核目的後，審核組長應與被審核方確定審核範圍。第一方審核的範圍可以根據公司的安排靈活掌握。但第二方和第三方審核在確定審核範圍時應考慮以下因素:

(1)被審核方在行政上，即人力、物力和財力運行上是否具有相對的獨立性。一個企業的一部分可否作為被審核方，就要看它在行政上是否相對獨立於企業的其他部分。

(2)與環境審核相似，確定社會責任管理體系審核範圍時，應考慮被審核方在環境上的獨立性。一個非獨立的、與現場其他部分有相互作用的部分，一般不能被認為是完整的審核範圍。

(3)被審核方的現場在地理位置上也應是相對獨立的，地理上難以分開的兩個部分一般不宜單獨建立社會責任管理體系。
社會責任管理體系審核的準則一般包括以下四種:
(1)SA8000社會責任國際標準。
(2)客戶(買家)提供的供應商社會責任守則。
(3)公司社會責任管理手冊，程式檔及其他社會責任管理體系文件。
(4)適用于被審核方的勞動保護及職業安全衛生法律法規和其他要求。
為了保證審核的公正性，保證審核過程、審核發現及審核結論的客觀性，審核組成員應獨立被審核的活動，他們在審核全過程中應當保持客觀，不存偏見，與被審核方沒有利益衝突。公司內部的審核員不應與被審核物件有直接的責任關係。所謂客觀性是指通過客觀的方法獲取客觀的證據，並據此作出客觀的評價，以判斷公司的有關事項是否符合審核準則。

審核組通過收集審核證據，對所有審核證據進行評審，以確定被審核方的社會責任管理體系在哪些方面符合審核準則，哪些方面不符合審核準則。對於符合審核準則的審核證據要進行分析，在審核報告中對其進行必要的描述。而對於不符合審核準則的審核發現更要進行認真分析，確定體系存在的主要問題，提出不符合報告。

社會責任管理體系審核一般包括以下幾個步驟:
(1)確定任務。即確定審核範圍和審核準則，根據審核範圍確定工作量和任務的大刁、。
(2)準備審核。包括指定審核組長，由審核組長組成審核組。審核組長編制審核計畫並分配審核任務結審核成員，進行檔預審，在檔預審的基礎上制定審核檢查表。審核組長還要將審核計畫通知被審核方，與被審核方確認現場審核日期。

(3)現場審核。審核組應準時到達審核現場，召開首次會議，解釋審核的目的、範圍、準則和方法。現場審核方法主要是通過查閱檔記錄、面談和現場觀察三種方式。現場審核以末次會議結束。在末次會議上，審核組應報告審核發現，宣佈審核結論，並要求被審核方提出糾正行動計畫。

（4）審核報告。審核組長應按照規定的格式編寫審核報告，呈報給委託方。
（5）跟蹤糾正行動。對被審核方的糾正行動的落實情況進行跟蹤審核和驗證。本章以SA8000認證審核為例，介紹社會責任管理體系審核過程。
第二節準備審核
審核準備是實施審核的基礎，準備越充分，審核實施就越順利，效果越顯著。從認證機構接受公司申請，在公司社會責任管理體系建立並至少運行3個月後，即可啟動審核，開始審核準備。

一、認證審核申請的受理
1.公司應提交的文件
一旦公司決定申請SA8000認證，公司可以同SAI認可的認證機構聯繫，瞭解有關的程式、準備和條件，然後在諮詢機構或認證機構的協助下，制定認證計畫，逐步實施。

(l)申請書。申請書應是正式的，並由授權代表簽署。申請書的內容應包括認證範圍、申請公司同意遵守認證要求等資訊
(2)調查問卷。一般包括申請公司簡況，如公司性質、名稱、地址、人力及技術資源，有關社會責任管理體系及其活動的資訊等。
(3)營業執照或法定代表人授權書。
(4)產品介紹及工藝流程。
(5)社會責任管理手冊，手冊內容較簡單時應要求提交程式檔。
2.受理申請的條件
(1)申請方一般應具有法人資格，持有商業註冊證明，具備一級或委託法人資格也可;
(2)申請方應按SA8000社會責任標準建立了檔化的社會責任管理體系;
(3)申請方的社會責任管理體系已經有效運行，已完成一次內部審核及管理評審;
(4)申請方的社會責任管理體系有效運行，一般應將全部要素運行一遍，並至少有三個月的運行記錄。
3.認證機構的合同評審
認證機構應對申請方的要求進行評審，並形成記錄。認證機構應確保:
(1)認證的各項要求規定明確，形成檔並得到理解;
(2)認證機構與申請方之間在理解上的差異得到解決;
(3)針對申請方申請的認證範圍，營業場所及一些特殊要求(如申請方使用的語言、申請方的認證範圍所涉及的專業技術等)，認證機構有能力實施認證。確定審核範圍

社會責任管理體系審核是在審核範圍內進行的，在認證過程中，從申請與受理、合同評審、實施審核到認證證書描述都涉及審核範圍，確定審核範圍應從公司管理許可權、活動領域、現場區域等多方面考慮。審核範圍最初由委託方依據被審核方體系建立的範圍和擬認證的範圍提出，由委託方和認證機構雙方經過協商達成。確定審核範圍的最好方式是由認證機構到被審核方初訪時現場確認。

二、組成審核組
認證機構受理審核申請後，應儘快成立審核組，指定審核組長，儘快開始審核準備工作。
確定審核組的規模和成員時應考慮如下因素:
1.審核所依據的SA8000社會責任標準;
2.公司類型、規模、生產類型、複雜程度及有關法規要求;
3.審核組所需要的專業人員或專業技能;
4.使審核組成員特長或能力得到充分發揮的最佳組合;
5.有利於與被審核方聯繫、接觸所需的語種、語言技巧和個人技巧;
6.能避免與被審核方產生利益衝突及其他相關因素。
審核組長應及時向審核組成員通報情況，根據成員的專業資格、經驗和專長分配工作任務，必要時還可分成若干小組。
三、文件預審
在現場審核開始前，審核組成員應預先審閱被審核方提供的檔，包括社會責任管理體系手冊、程式檔，相關管理檔和背景資料。背景資料包括公司營業執照、勞動年檢報告、利益相關者意見和投訴、工會組織、客戶(買家)社會責任守則及其審核結果、廠區平面圖、生產工藝流程圖、社區平面圖、主要生產部門及工人人數、工作時間及班次安排、工資計算方法、廠規廠紀、勞動合同、工傷事故記錄、車間空氣測試報告及有毒有害物質請中-等。如果提供的檔不夠，審核組長應及時通知委託方。

檔預審的目的在於瞭解被審核方的社會責任管理體系檔(主要是管理手冊)是否滿足SA8000標準的要求，以確認能否進行現場審核，通過對管理手冊、程式檔及背景資料的預審，瞭解被審核方的社會責任管理體系情況，為現場審核做好準備。檔預審應卉清楚以下幾點:檔內容是否覆蓋SA8000標準的所有要求，不得回避或遺漏;

2.檔內容是否準確無誤、切實可行，是否存在內部邏輯性和連貫性;
3.管理體系檔是否現行有效，是否符合檔控制程式要求;
4.名詞術語是否與SA8000標準定義一致。
由於SA8000認證審核的特殊性，認證機構一般會通過互聯網和專業檢索服務機構檢索被審核方是否有嚴重違反勞工標準的報導，當地主要勞工組織是否披露關於被審核方的嚴重違反勞工標準的惡性事件，確保被審核方沒有不良記錄。

文件預審後，審核組應提交一份書面的文件預審報告。對於檔預審中發現的問題，通常要求被審核方在規定期限內進行修改，直至通過審查，才能進行後續的現場審核工作。

四、編制審核工作檔
審核工作檔是指審核員在審核過程中所使用的，作為原始資料保存的各種規範性檔、記錄、表格和清單，如現場審核檢查表、首次會議和末次會議簽到表、不符合項報告、糾正行動及審核報告等。

審核檢查表是審核員進行審核的重要工具，也是審核工作的重要原始資料之一。全球各大認證機構都把審核檢查表當作審核員的重要智力成果。編制審核檢查表是一項技術性較強的工作，也是審核準備的一項重要工作。根據分工，審核員首先編出各自負責的部門或要素核查表，交由審核組長進行審閱，以保證體系審核的系統性，避免重複或者遺漏管理體系的要素。

審核核查表一般採用“一問一答”形式，答案是“是”是“否”，必要時提出補充(如圖6-1)。
編制檢查表時，要注意所提出的審核內容應以SA8000標準、法律法規要求以及被審核方的管理體系檔的規定為依據，不能以審核員自己的個人觀點作為審核的依據。

應當注意，檢查表是審核員的工作檔，沒有必要披露給被審核方，更不能提前通報給被審核方，以致被審核方有針對性地做好準備，而現場審核時不能看到真實情況。

五、編制審核計畫
審核計畫就是審核組進行現場審核的一份詳細的日程安排表，應先由審核組長擬出，一般包括以下內容:
1.審核的目的和範圍;
2.審核的類型和依據;
3.審核組成員名單;
4.進行審核的時間、地點;
1. 被審核的部門;
2. 主要審核活動的日期和持續時陽
3. 與被審核方管理層舉行會議的日程。
審核計畫經批准後，應儘早採用正式方式通知被審核方，一般在審核前3個月由審核組長通知被審核方，並得到被審核方正式的確認，以便被審核方做好準備。如被審核方對審核計畫提出異議，應立即通知審核組長，在實施現場審核前由審核組長與被審核方、委託人協商解決。如果某些細節過旱洩露會影響客觀證據的收集，這些細節可在審核期間再告知被審核方。

六、預審
預審是認證機構審核組在正式進行認證審核前，對被審核方現場進行的模擬審核，以便在認證審核前消除重大不符合項。預審並非認證審核必需的步驟，委託方可以根據被審核方社會責任管理體系的完善程度，決定是否需要預審。

1.預審的目的
(1)瞭解公司的基本情況，對有關體系檔進行補充審核，考慮其可操作性和合理性。
(2)評審公司的內部審核和管理評審資訊和記錄，確認其可信度。
(3)評價公司重大社會責任因素與政策、目標、指標、管理方案、運行控制、應急預案與回應等要素策劃的一致性。
(4)初步確認被審核方的社會責任管理體系檔與實際運作的一致性。認證機構一般要求被審核方建立檔化的體系，並運行3個月以上，開展過完整的內部審核及管理評審以後，才可進行認證審核。

(5)初步評估公司社會責任管理體系是否符合SA8000標準要求，及時發現不符合項並提交被審核方及時糾正，避免在正式審核時因重大不符合項而不能推薦認證。

2.預審的報告
預審與正式審核相似，也應有計劃及報告、首次會議及末次會議，以及瞭解和收集客觀證據的過程，但預審一般比正式審核時間較短。在預審過程中，審核員對發現的問題應形成“問題清單”並與被審核方交換意見。預審一般不開列《不符合項報告》，但有預審報告提交給認證機構及委託方。

預審報告可包括如下內容:
(1)被審核方社會責任管理體系概述。
①檔審核結論;
②體系建立與運行時間及基本運行狀況;
③重大審核責任因素的識別、評價和控制情況;
④適用於公司的社會責任法律、法規的獲取和遵守情況;
⑤目標、指標、社會責任管理方案的合理性;
⑥組織機構與職責分工;
⑦內部審核的可信度及有效性;
⑧管理評審是否己實施。
(2)列出公司社會責任管理體系及其表現存在的主要問題，確定是否具備正式認證審核的條件。
第三節現場審核
審核組在完成了全部的審核準備工作以後，可以按預先約定的日期到被審核方現場實施現場審核。現場審核的主要步驟包括召開首次會議、收集審核證據、確定不符合項並編寫不符合項報告、召開末次會議並宣佈審核結果。

一、首次會議
首次會議是現場實施的第一步。首次會議順利與否，對隨後的審核工作影響重大。首次會議由審核組長主持，參加人員為審核組全體成員、被審核方的高層經理、管理者代表及各有關部門主管。會議應嚴肅而不拘謹，語言精煉，一般不宜超過30分鐘。

首次會議的內容和程式如下:
1.向被審核方介紹審核組成員，到會人員簽名登記。
2.重申審核類型、審核目的、審核依據和審核範圍。
3.重申審核計畫，強調審核期間工作時間安排及末次會議時間。
4.介紹審核方法和程式，應申明審核採用的是抽樣調查方法。
5.介紹審核結果的處理方式，說明不符合項和最終審核報告的簽發方式。
6.重申保密規定。對認證機構來說，被審核方提供的所有資料都是保密檔，不得向任何第三方透露。
7.明確陪同人員。被審核方的嚮導熟悉需要審核的部門和專案，為審核員提供協助。
8.確定審核所需的資源和設備。如審核員辦公室、開會場所、交通工具、辦公用品、防護用具及午餐安排等，都需要在首次會議上確認。
9.徵求被審核方對審核安排的意見。有不清楚的地方應進一步說明，沒有異議則首次會議結束。
10.如果審核組不熟悉審核範圍，可以安排審核組成員快速巡視審核現場範圍，熟悉審核現場的分佈和特點，進一步部署審核活動。
二、收集審核證據
首次會議後，審核組根據審核計畫分組進行審核，收集審核證據。審核證據是關於事實的可以驗證的資訊、資料、記錄或者陳述。審核證據可以是定量的，一也可以是定性的，具有可驗證性或可重複性。審核證據可以通過工人面談、檔記錄審閱、現場檢查和現場測量測試等方法取得。審核員應親自挑選工人，而不是由被審核方指定。審核員應分別從工作現場、人事登記表和工資表等不同的管道挑選。應注意所挑選的工人應合理地分佈在不同的部門、不同的工作年限、來自不同的地區和男女性別，確保訪問到的工人具有較強的代表性。挑選工人應徵得工人的同意，如果工人不願接受訪問，審核員應另外挑選其他工人。

訪問工人應在審核員和挑選的工人之間進行，不應有被審核方代表參加。訪問工人可以通過小組訪問或單獨訪問的方式進行，審核員應作出適當的組合。在開始訪問前，審核員應營造寬鬆平和的談話環境，應清楚表明自己的身份，表明自己並不是當地政府人員，也不是公司管理層的代表，訪問過程和結果都是保密的，不會透露給公司管理層。

審核員應查閱盡可能完整的公司檔記錄，不完整的資料往往不能表明體系的持續有效運行。至少應查閱以下資料:
(1)公司營業執照及政府發放的其他許可證;
(2)政府部門檢查記錄:如消防驗收報告和勞動年檢證;
(3)公司規章制度及勞動紀律;
(4)工人人事檔案及年齡檔副本
(5)勞動合同及其他協議;
(6)工作時間記錄，包括工卡、考勤表、加班記錄和休息請假記錄;
(7)工作時間控制記錄;
(8)工資記錄，包括工資標準、工資計算記錄和工資發放記錄;
(9)社會保險和福利記錄，包括繳費記錄、收費記錄和登記表;
(10)工人違規記錄及處理;
(11)安全衛生檢查記錄;
(12)特種設備年檢登記記錄，包括鍋爐壓力容器及廠內機動車輛、電梯和起重機械等;
(13)化學危險物品存放及使用記錄;
(14)作業場所空氣及噪音檢測記錄;
(15)勞動保護用品發放及回收記錄;
(16)工人健康檢查記錄;
(17)安全衛生培訓記錄;
(18)消防安全演習記錄;
(19)事故及工傷記錄;
(20)工人投訴和處理記錄。
安全衛生問題是整個審核過程的一個重要環節，一也是現場檢查主要目的之一。曾經發生過這樣的一個案例，某家工廠通過SA8000認證審核後不久發生了嚴重的塌樓事故。因此負責現場檢查的審核員一定要經過專門的安全衛生培訓和具有豐富的工作經驗，最好是一名安全專業人士，如註冊安全主任。現場安全檢查至少應注意以下幾點:

(1)廠房宿舍結構是否安全，是否妥善維修?
(2)是否使用“三合一”廠房?
(3)安全出口是否足夠，安全通道是否堵塞?
(4)消防器材是否齊全，是否妥善保養?
(5)機器設備是否安全，安全裝置是否齊全?
(6)鍋爐、壓力容器及起重設備等特種設備是否檢驗合格並登記?
(7)有毒有害危險品是否妥善保管和使用?
(8)工作場所通風、照明是否合適?
(9)個人防護用品是否合適，是否堅持使用?
(10)特種作業人員是否持證上崗?
(11)安全標誌和緊急照明是否齊全?
(12)急救箱是否齊全，是否補充藥品?
(13)廁所及飲水是否遠離工作場所?
審核員應時刻牢記審核目標、範圍和計畫安排，不要輕易偏離“檢查表”軌跡。如沒有發現問題，不應非要找到問題為止，否則這對被審核方是不公正的，而且違反抽樣原則;如確需進一步調查取證，可徵詢審核組長同意後，方可臨時偏離檢查表。審核員應在現場親自抽取或監督抽取樣本，不能都由被審核方代表代勞。審核中與被審核方發生矛盾時，審核員應儘量克制。審核中若發現足以決定不推薦註冊的嚴重的不符合項，經審核組長確認，必要時報高層經理批准，可提前中止現場審核。

現場審核的注意事項:
(1)審核組長要控制審核的全過程，包括:①控制審核進度，既不要敷衍了事，也不要拖延時間;②控制審核計畫，除非特殊情況，不得改變審核計畫或增減審核員;③控制氣氛，應營造和諧及合作的氣氛，避免產生爭執;④控制紀律，不得有任何違反紀律的行為;⑤控制客觀性，不能主觀猜測和臆斷;⑥控制審核結果，審核結論應經過認真的討論謹慎作出。

(2)要科學地選擇樣本。選擇樣本時應考慮到社會責任活動的複雜性。在對檔、資料抽樣時要體現隨機性，如在一年的資料中每個月都要取若干個資料，這樣抽樣具有代表性。審核員在抽查樣本和與員工面談時，為了表示對被審核方的尊重，應徵得被審核方部門主管或陪同人員的同意。

(3)充分利用檢查表。在現場審核時應充分利用檢查表，不要輕易偏離檢查表提問題。當然也不能過分依賴檢查表，檢查表中的問題往往只給一個線索，真正找出不符合項還需要進行跟蹤提問。

(4)發現不符合項時，應追根溯源。有些問題光從表面現象判定不符合是不夠的，真正不符合的原因要做更進一步的調查，以確定在體系哪一個環節上出現不符合。

(5)與被審核方共同確認事實。當發現不符合項時，審核員應儘量征得被審核方的認可，以便被審核方採取糾正行動，如果被審核方確定有足夠的證據推翻某個不符合項，審核員應撤銷該項不符合報告。當雙方有爭執時，審核員應儘量耐心說服被審核方，並強調審核是針對體系，而不是針對人。

(6)始終遵守審核員行為守則。審核員在整個審核過程中都應保持客觀、公正、認真、明確、有禮貌和為被審核方保密的原則。
現場審核應收集充足的客觀證據，以便判定被審核方社會責任管理體系是否符合審核準則。審核證據來自面談、檔審閱和現場觀察，應注意交叉核對不同來源的資料是否一致，發現明顯差異時應追根溯源，確認被審核方提供了成套的虛假資料時應報告組長處理。應隨時對偏離社會責任管理體系審核準則的表現作出記錄。在實際審核中以下幾方面可作為客觀證據:

(1)現場觀察及文件審閱中存在的客觀事實。
(2)訪問時，與被審核的活動的負責人的談話可以成為客觀證據，但還應注意，面談取得的資訊應通過獨立的來源予以核實。獨立的來源包括觀察、記錄和測試結果。對無法核實的資訊應給以標識。傳聞、陪同人員或與被審核的活動無關的人員的談話不能作為客觀證據。

現場審核要注意根據公司的具體情況選擇不同審核方式，常用的審核方式有以下三種:
(1)自下而上和自上而下的審核方式
所謂自上而下的審核方式，是指先到資訊比較集中的部門瞭解總的情況，然後在此部門選擇一批樣本到使用這些樣本的各部門去調查核實。採用這種審核方式的典型例子是對不符合情況的調查，先到管理者代表處或人事部查詢以往的不符合報告記錄，然後抽樣到各部門檢查不符合項糾正行動的落實情況和是否有預防措施。

所謂自下而上的審核方式，是指先在多個部門調查研究，選擇一批樣本到某一集中管理的部門去審核。這類方式的典型例子是對培訓的審核。審核員先到各部門查詢員工接受培訓的情況，然後到人事部查詢所取樣本是否有培訓記錄。

(2)正向和逆向的審核方式
正向和逆向的審核可以從兩個方面來理解。一方面把社會責任活動——社會責任因素——社會責任影響看作一個順序，從活動到因素再到影響是正向。從影響到因素再到活動就是逆向。另一方面把管理體系五大要素看作一個順序，從社會責任政策——策劃——實施與運行——檢查與糾正行動——管理評審是正向，反之是逆向。

(3)按要素審核和按部門審核的方式
按要素審核是指針對某一要素去審核相關部門，最後所有要素都要審核。按部門審核是指針對某一部門審核所有有關要素，最後所有相關部門和所有9個要素都要審核。按要素審核，往往一個要素涉及許多部門，審核組要訪問許多部門才能完成一個要素審核。而每一個部門要重複接受多次審核才能完成審核任務。這種做法效率低N_影響公司的生產運行。按部門審核時，審核組對涉及到的各個要素一次審核清楚，所複去各個部門審核，比較實用和受到被審核方歡迎。最後按要素把各部門的審核結果整理出來，得出總的結論。一般情況下，審核採用按部門審核的方法較為普遍，有時兩種方式都採用。