SA8000管理體系審核（二）

三、確定不符合項和編寫不符合項報告
對審核中發現的問題，審核組將以不符合項報告的方式提交被審核方和認證機構，並在此基礎上編制對被審核方社會責任管理體系是否有效性的結論。因此，不符合項報告應簡單明瞭，只陳述客觀事實，不進行分析、評判，但又要使被審核方以此為依據分析問題，確定糾正行動。一份不符合項報告只記錄一個不符合項內容。

社會責任管理體系審核中的不符合項是指那些違背審核準則的審核發現。審核准貝L又稱審核依據，它包括SA8000標準、適用于被審核方的社會責任法律法規及其他要求，和被審核方的社會責任管理體系檔。不符合項按其嚴重程度和可能造成的後果可以分為輕微不符合項和嚴重不符合項兩類。

1.嚴重不符合項。出現以下三種情況之一的，即構成嚴重不符合項。
(1)體系運行出現系統性失效。如某一要素或某一關鍵過程重複出現失效現象，即多次重複發生不符合現象，又未能採取有效的糾正行動加以消除，形成系統性失效。

(2)體系運行出現區域性失效。如在某一部門，體系要素的全面失效現象。例如各層次中各部門的培訓失效或某一車間有害物濃度長期超標，又沒有糾正行動。

(3)造成嚴重的社會責任危害。如使用監獄勞工或童工、發生群死群傷或火災等災難性事故、發生全廠性罷工等重大勞資糾紛事件。
2.輕微不符合項。出現下列情況之一的，即構成輕微不符合項。
(1)對滿足社會責任管理體系要素或體系檔的要求而言，是個別的、偶然的、孤立的、性質輕微的問題。
(2)對保證所審核區域的體系有效性而言，是次要的問題。
3.觀察項。出現下列情況之一的，即構成觀察項。
(1)存在問題，但證據不足，需要提醒被審核方注意的事項。
(2)己發現問題的跡象，但尚不構成不符合項，繼續發展可能構成不符合項。
觀察項一般不列入不符合項報告，也不列入最後的審核報告。設置觀察項有利於促進被審核方改進社會責任管理體系。
4.不符合項報告內容。不符合項報告包括以下內容:
(1)被審核部門及負責人姓名;
(2)審核員姓名;
(3)審核準則;
(4)不符合事實的描述;
①寫明是什麼事情，只陳述客觀事實，不作任何分析或論斷。
②寫明是誰說的或是誰做的，只寫職務，不必寫姓名。
③寫明規定的要求是什麼，寫出規定的具體內容。
④寫明必要的細節，使之便於追溯，如地點、部門，或者標準、手冊、程式、作業檔的名稱和章節號。
(5)不符合類型，確定是輕微還是嚴重不符合項;
(6)建議採取的糾正行動計畫及完成日期;
(7)糾正行動完成情況及驗證。
對確認有嚴重不符合項的公司，均不予推薦註冊;對有輕微不符合項的數量尚不足以構成嚴重不符合項的公司，一般均予以推薦註冊，但需採取糾正行動，並經認證機構跟蹤確認已完全符合後，才能予以發證。

5.審核結果的匯總分析
為了使審核結論更準確，審核組長在末次會議前應召開一次全體審核員會議，對審核結果作一次匯總分析，以便對被審核方的社會責任管理體系作出公正的評價，為末次會議作準備。匯總分析可以考慮以下幾個方面:

(1)從發現的不符合項分析:如不符合項的總數，其中嚴重不符合，輕微不符合各有多少項。如果審核的按部門進行的，則列出不符合項涉及哪些要素，其中哪個要素最多或最嚴重。有了這些資料，大致可以清楚這個部門的薄弱環節在哪里。

(2)從發展的歷史和趨勢分析:將上次審核發現的不符合項的總數及其構成與本次審核結果比較，體系是在持續改進還是在退步。從對上次糾正行動完成的情況及有效性的分析，也可看出社會責任管理進步或不足的情況。

在上述匯總分析的基礎上，可以總結公司管理體系存在哪些薄弱環節及其嚴重程度，從而得出整體性的結論意見。
四、末次會議
現場審核完成之後，審核組應召集被審核方的高層經理、管理者代表和有關部門的負責人員舉行末次會議，其主要目的是向被審核方介紹審核發現，使他們清楚地理解和認識審核發現的事實根據。如果時間允許，審核組長一般在末次會議前與管理者代表交流，以避免在較大規模的末次會議上發生爭執。關於審核發現的重要性和措辭的最終決定權屬于審核組長，儘管委託方和被審核方可能持有異議。

在末次會議上，審核組長應就公司社會責任管理體系的符合性、有效性做出總體評價和結論。結論應全面總結社會責任管理的成績和問題。在末次會議上審核組長還應澄清或回答被審核方提出的問題，並告訴被審核方審核報告送發的日期。

末次會議由審核組長主持，按預定時間舉行，會議程式和內容包括:
1.出席會議人員。只要可能，兒參加首次會議的人員都應參加，並在簽到表上簽名;
2.感謝被審核方對審核工作的支持和配合;
3.重申審核的類型、目的、範圍、依據和方法;
4.肯定被審核方在社會責任管理上的優點和成績，但也有不符合項;
5.逐條介紹審核過程中確定的不符合項;
6.重申審核是採取抽樣檢查的方法進行，聲明可能有未發現的不符合項，被審核方應舉一反三，糾正可能存在的其他同類問題;
7.全面總結並作出結論。介紹審核了多少部門，查閱哪些檔記錄，訪問了多少工人，發現了多少不符合項，介紹運行體系對SA8000標準的符合程度、實施程度和實施效果。然後，宣讀審核組基於客觀事實所作出的社會責任管理體系是否有效性的結論。最後還應告訴被審核方，審核組是否將向認證機構推薦註冊;

8.徵求被審核方對不符合項報告、總結報告結論的意見;
9.請被審核方代表在審核報告、不符合項報告上簽字，並將一份副本交給被審核方作備忘錄，以便採取糾正行動;
10.商定未盡事宜。若審核組決定推薦註冊，則要求被審核方做出對存在的問題採取糾正行動的承諾，確定糾正的時間，並在30天內以書面報告的形式報告糾正行動計畫;對因存在嚴重不符合項等問題暫不推薦註冊的，應當做出對存在問題採取糾正行動的承諾，並提出糾正時間;若不擬繼續申請註冊，則審核組長應在審核報告中向認證機構說明。

第四節審核報告
審核報告是審核工作的重要成果，是審核形成的正式檔。審核報告應在審核組長的指導下編寫，由審核組長簽名確認。審核報告通常包括如下內容:
1.被審核方的基本情況
(1)被審核方名稱、位址、電話、傳真、郵編;
(2)審核類型、目的、範圍、依據、方式(全面/部分/抽樣);
(3)審核日期及程式。
2.認證機構及審核組成員名單(姓名、審核職務)
3.審核結果及評價
(1) 被審核方簡介;
(2) 被審核方參與人員名單;
(3) 審核過程簡況;
①審核了哪些社會責任管理體系檔;
②審核了哪些部門的社會責任活動;
③審核了公司哪些檔和記錄;
④訪問了多少工人，分別在哪些部門;
⑤審核中發現的嚴重不符合項和輕微不符合項數日;
⑥不符合項分佈(按要素或部門);
⑦審核過程中是否遇到障礙或限制，是否收集完整、全面的資料和證據;
⑧對被審核方社會責任管理體系運行情況的評價;
1. 被審核方採取糾正行動的方案
2. 預計被審核方採取糾正行動的時間及跟蹤意見
3. 審核組對被審核方作出審核結論，決定是否推薦註冊
（1）社會責任管理體系對審核準則的符合情況;、
（2）體系是否得到了正確的實施與保持;
（3）管理評審過程是否確保社會責任管理體系的持續適用性與有效性。
7.申明審核基於抽樣調查的方法進行
8.審核報告發放範圍
9.聲明所附檔件數及頁數
10.審核方與被審核方簽名及簽署日期
11.附件
(1)審核計畫;
(2)社會責任管理手冊審核表;
(3)不符合項分佈表;
(4)不符合項報告表;
(5)出席首次、末次會議簽到表;
(6)其他有關說明材料。
審核報告完成後，應按合同規定要求，由審核組長將報告提交給委託方，由委託方決定發放範圍和物件。注意，審核報告屬高度保密檔，委託方具有獨家所有權，沒有委託方的許可，不得將審核報告內容透露給任何第三方。

第五節糾正行動與跟蹤審核
跟蹤審核是指對糾正行動的實施情況所進行的事後檢查和驗證。跟蹤審核是保持社會責任管理體系持續有效運行的重要措施，是社會責任管理體系審核的重要階段，也是認證機構決定是否推薦註冊的最後一個程式。

一、糾正行動的跟蹤審核原則
糾正行動的跟蹤審核是社會責任管理體系審核的重要階段，其原則是:
1.所有在審核中發現的不符合項，必須由被審核方切實採取糾正行動，認證機構進行跟蹤審核並驗證後，方可由認證機構審查決定是否推薦註冊及批准發證。

2.根據不符合項的性質，可採用不同的糾正行動跟蹤審核方式。對於嚴重不符合項或只有到現場才能驗證的一般不符合項，應採取現場跟蹤審核的方式;對於輕微不符合項，可由被審核方提交糾正行動的實施記錄;對於制定糾正行動計畫而短期內無法完成的輕微不符合項，可定期監督審核時予以復查。

3.糾正行動完成期限，嚴重不符合項一般應在三個月內完成，輕微不符合項通常應在一個人完成。
二、糾正行動的跟蹤審核程式
糾正行動的跟蹤審核按如下程式進行:
1.審核期間由審核員和被審核方共同確認不符合項;
2.審核員向被審核方提交不符合項報告並提出糾正行動要求;
3.被審核方簽字認可不符合事實，並提出糾正行動;
4.審核員評價認可糾正行動計畫;
5.被審核方實施和完成糾正行動;
6.審核員對糾正行動完成情況進行驗證;
4. 審核員對糾正行動實施效果作出判斷;
5. 審核員對嚴重不符合項提交糾正行動跟蹤審核報告。
三、糾正行動方案與證據的評價
1.作為糾正行動計畫，應符合以下的要求:
(1)具有適應性和有效性。即任何旨在消除實際存在和潛在的不符合項的糾正行動，應與問題的嚴重性和伴隨的社會責任影響相適應;
(2)具有可操作性和有效性。即用於糾正不符合項的行動措施應當是實用的，可行的，其結果是有效的;
(3)公司應提供適當的資源，如人力、物力和財力，確保糾正行動的實施。
2.在評價有關糾正行動證據時，審核員應證實:
(1) 己採取的措施是否與原方案相符或達到相同的效果;
(2) 該措施是否已經消除了產生不符合的原因;
(3) 糾正行動的實施結果是否有效，是否足以避免同類的不符合項再次出現。
第六節監督審核
公司社會責任管理體系在通過認證機構的認證審核，獲得體系註冊後，必須確保社會責任管理體系持續地符合SA8000社會責任標準、體系檔和法律法規的要求，確保持續有效地實現既定的社會責任目標(有可能是逐步提高的)。同時，由於各種原因公司有可能在某一時期發生體系、過程、產品或服務方面的重大變更。為了維持認證資格，公司必須對體系作出相應的調整以確保長期持續的符合性、有效性，因此，作為認證機構應建立認證後對公司社會責任管理體系進行定期或不定期的監督審核的制度和程式。

監督審核是認證機構向公司頒證後，在證書有效期內(一般為三年)對獲證公司進行的定期或不定期的審核，旨在驗證獲證公司的社會責任管理體系是否持續符合SA8000標準並有效運行，從而確認其能否繼續持有和使用由認證機構頒發的認證證書和認證標誌。

一、定期監督審核
對公司社會責任管理體系進行定期監督審核的頻次和深度，應視公司社會責任因素的複雜性及社會責任影響程度等情況決定。兩次定期監督審核之間的間隔通常為半年。

定期監督審核一般包括以下內容:
1.維持體系運作的有關要素:即內部審核、管理評審、糾正和預防措施;
2.工人、公眾和利益相關者投訴;
3.公司是否發生人員和組織結構調整;
4.公司生產經營運行是否發生變化;
5.公司工作時間和工資福利制度是否發生變化;
6.對認證證書和標誌的使用是否有違規情況;
7.體系檔的變更以及這些變更涉及的區域和活動;
8.監督審核一般採用抽樣的方式進行;
9.每次監督審核應涉及全部體系要求，每次監督審核對各要素審查的深度和廣度各有側重，尤其對上次審核遺留問題要進行審查。
一般情況下，認證機構會在相關程式中要求認證審核或複評後就制訂對該公司整個證書有效期內的監督審核計畫，對每次監督抽查的區域或要素作出策劃。

二、不定期監督審核
審核獲證後，公司管理體系如果出現重大變更，或獲證公司發生重大意外事故，發生重大勞資糾紛事件，或受到公眾的強烈投訴等情況時，認證公司會根據合約規定進行不定期監督審核。

當獲證公司發生下列特殊情況時，認證機構應制定不定期的監督審核計畫:
1.獲證公司社會責任管理體系發生重大變更。如公司組織機構及職責發生了重大更改(比如進行股份制改造或進行業務流程重組)，高級管理層發生重大人事變動，管理手冊、程式等檔發生重大變更，或者人員、設備、關鍵工藝發生重大變更。

為及時獲得以上變更資訊，認證機構應要求獲證公司及時申報變更情況，以便對獲證公司實施監督管理。
特殊情況下的不定期監督審核可以採取臨時單獨進行的方式。如果時間接近的話，一也可以與定期監督審核合併進行。
2.當獲證公司提出關於擴大原有認證範圍的申請時，認證機構可以單獨安排或結合監督審核安排擴大認證範圍審核。擴大認證範圍審核應包含檔評審，並至少對申請擴大的部分(要素、部門)會造成影響的全部要素和職能進行評審。

3.發生重大意外事故或公眾投訴時。當認證機構獲知獲證公司生產經營過程發生嚴重事故，遭到公眾投訴，發生重大勞資糾紛，或者遭到政府部門處罰等情況時，應派出未參加該公司初次審核及最近一次監督審核的審核員前往調查，若屬實，則應作出證書是否維持的決定。

三、監督審核中發現問題的處置
對監督審核中所發現的問題，視輕重程度一般有如下三種處置方式:
1. 認證暫停
有下列情況之一的，認證機構可以暫停認證證書持有者使用認證證書和標誌的資格。
(1)認證證書持有者未經認證機構批准，對獲准認證的社會責任管理體系進行了重大更改，且該項更改影響到認證資格;
(2)監督審核發現認證證書持有者社會責任管理體系達不到規定要求，但嚴重程度尚不構成撤銷認證資格;
(3)認證證書持有者對認證證書和標誌的使用不符合認證機構的規定;
(4)認證證書持有者未按期交納認證費用，且經指出後未予糾正;
(5)發現其他違反認證規則的情況。
認證暫停後，若認證證書持有者在規定的時間內採取措施，滿足規定的條件後，認證機構取消暫停。否則，認證機構可能撤銷認證資格，收回認證證書。
2. 認證撤銷
有下列情況之一的，認證機構一般會撤銷認證證書持有者使用認證證書和標誌的資格，收回認證證書:
(1)暫停認證資格的通知發出後，認證證書持有者未按規定要求採取適當糾正行動;
(2)監督審核發現認證證書持有者社會責任管理體系存在嚴重不符合規定要求的情況;
(3)出現認證機構與認證證書持有者正式協議中特別規定的其他構成認證資格撤銷的情況。
被撤銷認證資格的公司，一年後方可重新向同一認證機構提出認證申請。
3. 認證註銷
認證註銷是認證機構註銷認證證書持有者使用認證證書和標誌的資格，並收回認證證書。有下列情況之一時，一般登出認證:
(1)由於認證規則發生變更，認證證書持有者不願或不能確保符合新要求;
(2)在認證證書有效期屆滿時，認證證書持有者未在認證證書有效期屆滿前向認證機構提出重新認證申請;
(4) 認證證書持有者正式提出註銷。
第七節複評
認證證書的有效期為三年，獲證公司在認證證書到期前，應重新提出認證申請，認證機構受理後，重新對公司進行審核，這稱為複評，即換證審核。複評的目的在於證實公司社會責任管理體系持續滿足社會責任管理體系標準的要求，且社會責任管理體系得到了很好的實施和保持。

複評應滿足下列要求:
1 .複評應在認證證書有效期終止前三個月內進行;
2.複評所需的人、天數在認證基礎無更改的情況下可比初次審核略少;
3.複評的審核方法與初次審核相同，複評方案應考慮上一次審核的結果，並至少包括社會責任管理體系檔的審核、現場的審核和工人面談;
4.複評至少應確保公司社會責任管理體系的所有要素之間統一協調;發生變更後，社會責任管理體系運行良好;社會責任管理體系得到有效的保持;
5.在複評過程中，審核組應檢查公司投訴、申訴及對其所採取的糾正行動的記錄，並檢查公司是否符合認證要求;
6.複評報告除包括審核報告要求的全部內容外，還應包括對前次審核發現的不符合的糾正情況。